25 ADIMDA ERP

6. Randevu:

Yazılım firmaları pazarlama veya analiz özelliğine sahip bir vaya birden fazla kişi ile toplantıya gelirler. Bu aşamada firmanın proje sorumluları gelen kişilerden yazılım firması ve ürünleri hakkında ön bilgi sahibi olur. Daha önceden hazırlanmış ihtiyaç olan modüller ve detay talepler karşı tarafa sunulur. Mümkünse örnek çıktılar verilir. Şirket özelini paylaşmayan bu çıktıların verilmesinde herhangi bir sakınca yoktur. (yazılım firmalarının pek çok şirketle çalıştığını, onların çok özel bilgilerini paylaştığını ve bu sırların kapıdan çıkıldığı anda gömüldüğünü unutmayalım.) İstekler anlatıldıktan sonra karşı taraftan çözümlerinin ne kadarının karşıladığı sorulur. İlk izlenimlerin de önemli olduğu bu görüşmelerin bir değerlendirme formunda toplanması çok faydalı olacaktır. Bir süre sonra görüşme ve konuşulanların karıştırılma olasılığı vardır.

7. Sunum talebi:

Yazılım şirketi çözüme bu aşamada talip olursa sunum (sunum) yapılması istenir. Yazılım şirketleri genel bir sunumu tercih edebilir. Genel sunumdan kasıt, tüm müşterilere gösterilebilecek kayıt bilgisiyle yapılan sunumdur. ERP sunumları yapısı itibariyla hem sunan için hem dinleyen için kolay bir sunum değildir. Laiki ile yapılan sunum 3-4 saatten kısa sürmez. Genel verilerle yapılan sunumlarda dinleyen açısından iş daha da zorlaşır. Örneğin boya sektörü ile ilgili bir firmada tüm örnekleri (stok olsun, üretim prosesleri olsun ) plastik sektörünün yapısına göre yapılırsa proje zor anlaşılacağı gibi dinleyen de oyunu büyük bir ihtimalle olumsuz olarak kullanacaktır. Yazılım evinden firmanın kendi stok yapısı (mamül, hammadde) ve satış, üretim proseslerine özgü sunum yapması talep edilebilir. Sunum kayıtlarının hazırlanması kolay bir işlem değildir. Firma yapısına uygun parametrelerin ayarlanması, proseslerin düzenlenmesi küçük çaplı kurulum sürecine denktir. Kabul edilirse bu yazılım evine artı puan olarak eklenmelidir.

8. Sunum hazırlıkları:

Sunum için yazılım firmalarına randevular kısa gün aralıklarıyla verilmemelidir. Hem karıştırılmasına hem de dinleyici açısından heyecanın kaybolmasına neden olabilir. Sunuma katılacakların önceden belirlenmesi, sunum saatinin en az iki gün öncesinden kendilerine bildirilmesi faydalıdır. Tabii ki tüm bildirimler yazılı olmalıdır. Aksi durumda son dakika sürprizlerine hazırlıklı olmalısınız. ERP sunumu pek çok modülü kapsayacağından bir zorluk ta süreç boyunca ilgiyi sağlamaktır. Burada sunumu yapan kişi veya kişilerin yeteneği de önemlidir. Bir yöntem de yazılım firmasından detaylı sunum planı ve yaklaşık süreçlerini önceden istemektir. Böylece konusu geldikçe ilgili kişiyi sunuma davet ederek performansı üst noktada tutabiliriz. Önceden hazırlanmış değerlendirme formları sunuma katılanlar tarafından doldurulması zorunlu tutulursa dinlemedeki dikkat ve katılımı arttırabiliriz.

9. Sunum öncesi yazılım firmasının yapabilecekleri:

Genel tanıtım amaçlı sunum detaylı proje arayışlarında başarılı olma olasılığı azdır. Sunum sırasında proje anlatılırken dinleyenler sürekli olarak kendi güncel işleyişleri ile projeyi karşılaştıracak anlatılanlardan kendine uygun çözümler bulmak isteyecektir. Sunum öncesi firmaya sadece pazarlama amaçlı ziyaret yapılmış ise sunumu yapanın bu sorulara cevap vermesi ya çok zor olacak ya da veremeyecektir. Anlık ürettiği yama çözümler de daha sunum esnasında projeden soğumaya neden olabilecektir. Şirketin yaptığı iş, genel ve çok zorlayan özel sıkıntıları önceden analiz edilmelidir. Sunumda bu noktalara değinilmeli veya bu konuyla ilgili çözümler müşavirlik bilgisiyle harmanlanıp ifade edilmelidir.

10. Sunum:

Sunum, yazılım firması için üniversite sınavı gibidir. Birkaç saatlik sürede tüm proje özelliklerini anlaşılabilir şekilde anlatmalıdır. Şirket yapısını, üretim proseslerini bilmeli gelebilecek sorulara hazır olmalıdır. İlgiyi üst sınırda tutmak için sunumu yapan ek caba sarf etmelidir. Sunumu yapan tüm konulara detaylı vakıf değilse gelecek detaylı sorulara mutlaka yanında cevap verebilecek sorumlu veya sorumlular olmalıdır. Bu sunum, yazılım firmasının yapabileceklerinin sınırının izlendiği, verdiği cevaplarla konuya ne oranda vakıf olduğu ve hatta yaklaşımlarıyla insani ilişkileri hakkında ciddi fikir sahibi olmamızı sağlar. ERP çalışmaları uzun süreçli çalışmalardır. Bu nedenle proje kadar ekip de önemlidir. Ekip bilgi bakımından öncelikle yeterli olmalıdır. Başarılı insan ilişkileri de projenin devamı için önemlidir. Proje ekibinin çalışması şirket kültürünün bir yansımasıdır. Şirket kültürü sağlam ve yapıcı ise ekip içinde problem çıkmayacak, çıksa bile kısa sürede halledilecektir.

11. Sunum sonucu:

Sunum sonucunda her şey bire-bir örtüşmeyebilir. Projenin isteklere ne oranda cevap verdiği önemlidir. Peki, uymayan kısımlar ne olacaktır. Burada yazılım firmasının genel duruşu çok önemlidir. Israrla işleyişi projeye uydurmaya mı çalışıyor, yoksa uyumsuzlukları kabul mü ediyor? Proje fiyatlandırmayı bir bütün olarak mı bakıyor? Proje farklılıklarını fiyatlandırmayı mı düşünüyor? Her eksiklik veya farklılık sunum sonunda tespit edilebildi mi? Bu soruların hepsine net cevaplar alınmalıdır. Netleşmeyen sadece ‘’Her eksiklik veya farklılık sunum sonunda tespit edilebildi mi?’’ sorusudur. Buna cevap vermek gerçekten zordur. Ne kadar ön çalışma yapılırsa yapılsın tüm detayları tespit etmek imkansızdır. Burada öncelikle yazılım firmasının sunacağı önerilerin dinlenmesi faydalı olacaktır. Ön çalışma esnasında ve sunum sonunda projeye yapılacak ek düzenlemelerin boyutunu yazılım firması tecrübesiyle büyük oranda tespit etmesi beklenir. Daha evvel de bahsedildiği gibi özel durumların muhakkak paylaşılması gerekmektedir. Teklif sonrası hatırlanan özel işlemler her iki taraf için sıkıntı yaratabilir. Sunum sonuç değerlendirme formunun katılan herkes tarafından doldurulması istenir. Proje sorumlusu tarafından toplu olarak yapılan kısa değerlendirme toplantısı faydalı olacaktır. Yazılım firmasından fiyat teklifi istenerek bir sonraki aşamaya geçilir.

Sonraki süreç için tıklayınız.