25 ADIMDA ERP

17. İlk tanışma:

Projeyi kullanacak tüm personel ile yazılım firması proje sorumlularının tanışmaları önemli andır. Bu toplantıda projenin kısa bir sunumu ile birlikte neler getireceği konusunda çalışanlar bilgilendirir. Bu toplantıda üst düzey yönetimden birilerinin olması firmanın projeye gösterdiği ciddiyeti ifade edecektir. Yönetim tarafından desteklenen ve sonrasında da izlenen projelerde başarısızlık hemen hemen imkansızdır. Toplantı sırasında çalışanların işlerinin elden alınması veya ben bunları yapabilir miyim şeklinde oluşan soru işaretlerine de cevap verilmelidir. Toplantı sonucunda bu saatten sonra herkesin daha fazla çalışmak zorunda olduğu fakat bunun süreli bir çalışma olacağı ve pek çok yöntemin değişeceği net anlatılmalı ve anlaşılmalıdır.

18. Yapılacak işlerin tespiti:

Yazılım firmasının proje sorumluları firma işleyişini detaylı olarak öğrenmek zorundadırlar. İşleyişin yanında bu işleyişi gerçekleştiren kişileri de tanımak çözüm aşamalarında faydalı olacaktır. Her departman ziyaret edilir. Kişilerle tanışılır. Mevcut görev tanımları ve uygulamada yaptıkları işlerin detayı öğrenilir. Mümkünse bunlarla ilgili dokümanlar toplanır. İş akışının yeni ERP projesinde karşılıkları bulunur. Eksik kalan kısımlar için yazılım ekibi ile görüşülerek yapılabilecekler ve süreçleri tespit edilir. Yeni çözüm önerileri öncelikle proje sorumlusu sonra da departman sorumlusuyla paylaşılır. Tüm görüşmelerin ve alınan kararların yazılı yapılması daha sonra olası bir geri dönüşte izlenme açısından faydası olacaktır. Mevcut yapı incelenirken ERP ye geçen firmaların büyük çoğunluğunda stok kodlama yapısı revize edilir. Bir önceki projede kullanılmayan veya dikkat edilmeyen kodlar ERP projesinde önem taşımaktadır. Hatta takip edilmeyen işletme malzemesi gibi kodların sıfırdan kodlanması söz konusu olabilir. Değişim nedeniyle Hesap planı da revize edilebilir. Eski yapıda takip edilemeyen departman giderleri, araç kişi giderleri için gider yerleri ve detayları belirlenebilir.

19. Veri transferi:

Firmanın daha önce kullandığı bir yazılım olabilir. Genellikle muhasebe ağırlıklı yazılımlar ve uzun süredir bunlara girilmiş bilgiler vardır. Eğitim öncesinde bazı ana bilgilerin (hesap planı, cari bilgiler gibi) kopyalanmasında fayda vardır. Özellikle muhasebe departmanı binlerce satırlık hesap planı bilgilerini tekrar girmek istemeyecektir. Bu bilgilerin yeni sistemde hazır olması eğitim aşamasında daha hızlı yol alınmasına yardımcı olacaktır.

20. Eğitim:

Yazılım firmasının eğitim sürecini başlatmadan önce hangi departmanlara eğitimi vereceğini, ne zaman verileceğini önceden belirtmelidir. Firmanın proje sorumlusu da eğitim alacak kişileri tespit edip eğitim zamanlarını bu kişilere bildirir. Teori olarak güzel görünen bu plan maalesef uygulamaya geçişte problem yaşayabilmektedir. Güncel işlerin yapılmak zorunda olması, periyodik veya acil raporların hazırlanması, çalan telefonlarda sorulan sorular eğitimi hep aksatacaktır. Eğitim veren tüm bunlarla moralini ve konsantresini bozmadan mücadele etmelidir. İşin en zor yanlarından biri de proje tam olarak anlaşılmadığından kullanıcılar güncel yaptıklarını yeni sistemde nasıl yapacaklarını sorgulayacaklardır. Bu durum zaman zaman eğitim planından çıkmalara neden olabilir. Fakat eğitim alanı rahatlatacağı için önemli değildir. Sorularına cevap alamadığı zaman o noktada kalıp anlatılan diğer konulara konsantre alamama olasılığı riski alınmamalıdır. Eğitim süreci ilerledikçe hem eğitim veren hem de eğitim alan tarafında işler rahatlayacaktır.

21. İlk denemeler:

Eğitimler bire bir yapılmalıdır. Birebir ifadesini açarsak eğitim veren projeyi kullanacak kişinin yanına gidip uygulamaları beraber yapmalıdır. Projeksiyon ile duvara yansıtıp çok kişiye konferans şeklinde verilen eğitimler verimsiz olur. Toplum psikolojisi içinde sorulması gereken sorular sorulamaz. Kullanıcının güncel işlediği evraklar öncelikle eğitim veren tarafından girilir. Bu ilk bilgi girişleri sancılıdır. Öncesinde onlarca parametrenin ayarlanması gerekebilir. Temel parametreler mümkün olduğu kadar eğitim öncesi firma proje sorumlusu ile ayarlanmasının kullanıcılar yanında harcanacak süre açısından faydası vardır. Parametre ayarları yüzünden ilk bilgi giriş süreleri uzayabilir. Bu durum kullanıcıların zaman zaman moralini bozabilir. Sanki her belge girişinde bu ayarlamaları yapmak zorundayım düşüncesine kapılabilmektedirler. Kendi başlarına giriş yaptıkları ilk belgeler moral çizgisinin dipten yukarıya doğru ivme kazandığı anlardır. Bu aşamada takıldıkları anda soru sorabilecekleri kişi veya kişilerin olması yukarı çıkan ivme çizgisinin tekrar aşağıya düşmemesine neden olur.