25 ADIMDA ERP

22. Paralel uygulama:

Güncel evrakları birkaç kez sisteme giren kullanıcıların güveni yerine gelmiştir. Fakat gerçek işleyiş bu birkaç evraktan oluşmamaktadır. Birbirinden farklı evrak türleri veya olaylar esnasında da neler yapacaklarının yaşanması gerekmektedir. Bunun için de mevcut işleyişin yeni sistemde de yürütülmesi gerekmektedir. Bunu çözümü de tüm bilgilerin yeni projeye de işlenmesi demektir. Söylemesi kolay olsa da yürütmesi gerçekten zor bir işlemdir. Az sayıda elemanla çok iş yapan firmalarda eleman fazlası hemen hemen yoktur. Tüm bilgilerin ikinci bir sisteme girilmesi normalde mesai dışı çalışmalar ile desteklenirse başarılabilir. En az bir aylık bilginin çift taraflı takip edilmesi uygulama başladığı anda sorunları en aza indirecektir.

23. Uygulamanın başlatılması:

Zorlu geçen çift kayıt uygulamasından sonra yeni proje kullanılmaya hazırdır. Geçiş dönemi yeni yıl ile birlikte olması idealdir. Yeni yıla kısa bir süre kaldıysa da bu sürenin geçmesi önerilir. Fakat yıl ortasına rastlayan durumlarda iki seçenek vardır. Birinci seçenek geçmiş dönem bilgilerinin belki sadece muhasebe bağlantıları sisteme girilerek yasal defterlerin çekimi kolaylaştırılabilir. Bu aşamada eski sistemin verileri yeni proje yapısına uygunsa bilgiler transfer edilebilir. İkinci seçenek ise geçiş ayını milat kabul edip ilgili aydan bilgileri sisteme girmektir. Muhasebe olarak geçmiş ayların yasal defterini eski sistemden alarak devam edebiliriz. Tek sakıncası sistemden alınacak analiz raporlarının eksik bilgi sunmasıdır. Paralel uygulama aşamasında dersine iyi çalışmayan kullanıcılar bu aşamada en fazla bağıranlardır. Her yeni konuda neler yapacaklarını sorarlar. Sanki hiç eğitim almamış gibidirler. Eğitim verenler tarafından bu sonuç çok iyi bilindiği halde eğitim esnasında hep uyarıldığı halde maalesef bu kişiler için yapacak bir şey yoktur. Eğitim süreci bu kişiler için bir kez daha yaşanmak zorunda kalınabilir.

24. Eski uygulamadan vazgeçilmesi:

Bilgi girişi bir süre bilinçsizce devam eder. Kimse girdiği evrakın nelerle bağlantılı olduğunu hangi raporlarla çapraz kontrol yapması gerektiği ile ilgili caba harcamaz. Burada hem firmanın hem de yazılım firmasının proje sorumluları çok dikkatli olmalıdır. Parametrelerin iyi ayarlanamaması veya bir rapor için gereken girilmesi ek bilgi eksikliğinin geç fark edilmesi tekrar geriye dönülüp aynı bilgilerin tekrar girilmesine neden olur. Bu olabilecek en kötü olaylardandır. Daha işin başında projeye olan güvenin sarsılmasına ve hatta proje sorumlularının yeterliliğinin sınanmasına neden olabilir. Tekrar aynı heyecanı yakalamak gerçekten zordur. Zaten mevcut düzeninin bozulmasından şikayetçi kullanıcılar için kendi konularıyla ilgili olmasa bile bu durumu pek çok ortamda gündeme getirerek kullanmasına neden olacaktır. Bilgi girişleri ilerledikçe bağlantılı raporlar alınmak istenecektir. Raporların alınması ERP sürecinde yol alındığının bir göstergesidir. ERP güç odaklarını yok ederek kendi sistematiğini koyar. Bu durum bazı kişileri rahatsız edecektir. Yıllardır kendi kontrolündeki sistemin herkes tarafından bilinmesi ve hatta kendi işlerini yapabilmesi için başkalarını beklemesi istemediği bir durumdur. Bunlarla yapılan savaş ayrı bir makale konusudur.

25. Bakım anlaşması:

ERP ucu görünmeyen bir okyanus gibidir. Proje ne kadar parametrik olursa olsun değişen yapıya ve gelişen düşünce yapısına yenik düşer. Yapının değişmesine paralel olarak projenin de güncellenmesi gerekir. Aksi durumda kullanıcı Excel üzerinde çözümler üretmeye başlayacaktır. Bu geçişin önüne hemen set konmazsa bir süre sonra istense de sunulan çözümler kullanılmayacaktır. Kullanıcı kendi ürettiği çözümün arkasında duracak ve onu kullanmaya devam edecektir. Pek çok yazılım firması müşteriden gelen istekleri sıraya alıp bir sonraki sürümde (o da hepsi değil) cevaplamaktadır. Bazı firmalar da çözüm ortakları vasıtasıyla ‘’dikey çözüm’’ adını verdikleri o modülün çözüm ortağı tarafından yazılmış yeni sürümü olarak sunmaktadırlar. Bu dikey çözümde en önemli problem yazılım firmasının o modül ile yaptığı bu aşamadan sonraki yenilikleri kullanamaz hale gelmektir. İstediğiniz değişikliklerin firmanız haricinde de kullanılabilecek olması durumunda değişim kısa sürede ve parametrik olarak sizlere sunulmalıdır. Bu istekleri yazılım firmasından rahatlıkla istemenin en güzel yolu kapsamlı bakım anlaşmaları yapılabilir. Bu anlaşmalar ile hem projeniz güncel değişikleri yakalar hem çıkabilecek teknik sorulara cevap alabilir hem de özel durumlarınız için ERP harici çözümler üretmek zorunda kalmazsınız.

Neler yapmamalıyız:

İsteklerimize gem vurup proje dışı çözümler yaratmamalıyız.
Projedeki her aksaklık için bir sonraki adıma geçişi durdurmamalıyız.
Projeyi para verip satın alanlar beklentileri olduğunu unutmamalıyız.
Proje bizi işimizden etmeyeceğini aksine verimliliğimizi arttırıp sağlamlaştıracağını unutmamalıyız.
Yaptığımız işin kimlerle bağlantılı olduğunu bilmemizin başkalarının işine karışmak olduğunu düşünmemeliyiz.
Sistem içersinde fazladan yapılan işleri görüp bunları sadece kendi kendinizle paylaşmamalıyız.