"Erp projesi geniş kapsamlı, uzun süre alacak ve maliyet gerektiren stratejik bir yatırımdır. Plansızlık büyük kaynak israfına neden olabilmektedir. Başlangıçta hedeflerin, ne istenildiğinin, nereye varılacağının çok iyi bilinmesi gerekmektedir."
ERP Danışmanı Ekibi
Erp projesi geniş kapsamlı, uzun süre alacak ve maliyet gerektiren stratejik bir yatırımdır. Belli bir ilerlemeden sonra dönüşü çok zor olmaktadır. Plansızlık büyük kaynak israfına neden olabilmektedir. Başlangıçta hedeflerin, ne istenildiğinin, nereye varılacağının çok iyi bilinmesi gerekmektedir.
Hiçbir firmada çalışanlara rağmen ERP projesi yapılamaz. Üst yönetim, bölüm yöneticileri ve çalışanlar değişime hazır değilse başarısızlık kaçınılmazdır. Böyle bir durumda ERP projesine başlanmamalı, çalışanların önce değişime inancı sağlanmalıdır.
Erp Projesi Adımları
1 - Proje planı: Detaylı bir proje planı yapılmalıdır. Plan gerçekçi olmalı, faaliyetlere gerçekleştirebilecekleri makul ve uygun süreler verilmelidir. Uygulama, hazırlanan planlar doğrultusunda izlenmeli, haftalık ve aylık olarak gerçekleştirilecek periyodik toplantılarda gözden geçirilmeli, yetiştirilemeyen faaliyetlerin plana uyumlu hale getirilmesi için gerekli önlemler alınmalıdır. Gereğinde, zorunluluk hallerinde planlar revize edilebilir.
2 - Proje ekibi: Proje süresince karar mekanizmasında yeralacak proje sponsoru, proje yöneticisi ve poweruserlar belirlenmelidir. Proje ekibinin yaptırım gücü olmalı ve insiyatif kullanabilmelidir. Bütün birimler, süreç sorumluları bu değişime hazırlıklı ve kabul edebilir bir durumda olmalıdırlar. Üst yönetimin kararlılığı ve desteği kaçınılmazdır. Proje yöneticisi tecrübeli, iletişim yeteneği, modelleme becerisi olan ve risk yönetiminden anlayan birisi olmalıdır. Uygulama planlarının hazırlanması, projenin izlenmesi, kritik hususların önceden saptanarak ilgililerce gerekli önlemlerin alınması ve projenin önünün tıkanmaması için gerekli işlemlerin yapılması konularında ortaya koyucu, yönlendirici ve sağlayıcı rolü üstlenmiş olacaktır. Poweruserlar da her departmandan iş akışını en iyi bilen kişiler arasından seçilmelidir.
3 - Proje takip toplantıları: Proje ekibi ile periyodik toplantılar yapılmalıdır. Toplantılarda alınan kararlar yazılmalı ve ilgililerle paylaşılmalıdır. Proje planında gerektiğinde güncellemeler yapılmalıdır.
4 - Kurulum: İlgili tedarikçi firma tarafından yapılır
5 - Süreç analizi: İş süreçleri analiz edilmelidir. Program ile iş süreçlerinin örtüşmesini sağlıklı bir şekilde sağlayabilmek için proje yöneticisi yalnız bırakılmamalı, bu çalışmaya poweruserların aktif katılımı sağlanmalıdır. Firmanın süreçler, donanım, yazılım gibi mevcut altyapısı çıkarılmalıdır. Her departman ne yapıp yapamadığını ortaya koyup ihtiyaçlarını belirlemelidir.
6 - Parametre ayarları: Süreç analizine göre parametrelerin ayarlanması yapılmalıdır.
7 - Yazılım geliştirme: Program uygulamalarının iş süreçlerine uygun hale getirilmesi amacıyla yazılım geliştirme faaliyetleri yapılmalıdır. Bu amaçla önce teknik yazılım uyarlama işlemleri yapılıp ardından test aşamasından da geçildikten sonra devreye alma aşamasına gelinmelidir.
8 - Eğitim: Toplu eğitim yerine departman bazında grup eğitimleri yapılmalıdır. Bu eğitimlerde sürecin içindeki poweruserlarında bulunması sağlanmalıdır. Veri girişi sırasında kullanıcılara refakat edilmelidir. Kullanım kılavuzları hazırlanmalıdır.
9 - Canlı kullanıma geçiş: Paralel kullanım ya da ani geçiş olarak iki yöntemden biri seçilerek yapılabilir. Kullanıcılar psikolojik olarak hazırlanmalı ve yapıcı yaklaşım kültürü aşılanmalıdır.
ERP proje sürecinde karşılaşılan sorunlar
Kurum çalışanlarının yeni sistemin getireceği değişikliklere direnç göstermesi, kurulum ekibinin başka işlerle de uğraşıyor olması, kurulum ekibi içindeki sirkülasyon, ekibin sabit kalmaması, yazılımdaki hatalar, üst yönetimin yeni sistemi yeterince sahiplenmemesi, proje yönetimi faaliyetinin yeterince iyi yapılamaması, danışmanlık hizmet kalitesinin yeterli düzeyde olmaması, son kullanıcıların yeterince kalifiye olmaması, departmanlar arası gerekli uyumun sağlanamaması sık görülen sorunlardır.