"Herkes ERP projelerinin başarıya ulaşması için çabaladığı halde, neden hüsranlar yaşanmaktadır? Peki bu hikayelerin mutlu sonla bitmesinin ya da sonunda kahramanın ölmesini neler etkilemektedir? Ben, kendimi bu işe girişen tarafların yerine koyarak, bazı tespitler yapacağım."
Süleyman Çakır
Özel Projeler Sorumlusu
Yazılım veya ERP sektörüne ait bir çok başarı ya da başarısızlık hikayeleri duymuşsunuzdur. Bu başarı ve başarısızlıklar, ya çok destansı olmakta ya da tamamen bir fiyasko ile sonuçlanmaktadır. Bu keskin siyah ve beyaz ayrımı, hikayenin başlangıç aşamasında bile kendini göstermektedir. Peki bu hikayelerin mutlu sonla bitmesini ya da sonunda kahramanın ölmesini neler etkilemektedir? Herkesin, bu süreçlerin başarıya ulaşması için çabaladığını söylediği halde, neden hüsranlar yaşanmaktadır? Ben, bu hikayelere kendimi bu işe girişen tarafların yerine koyarak, genel bir bakış açısı ile yaklaşıp bazı tespitler yaparak katılacağım. Bazı ayrışma noktalarındaki en üst ve en alt seviyelerden bashederek, kendi kararımca doğru olana ulaşmaya çalışacağım.
ERP yazılımı satın alan şirketler ve firmalar açısından siyahlar ve beyazlar:
Bir ERP yazılımı satın alacak bir firma için beyazı tanımlamak gerekirse, en düşük fiyata (bu düşük fiyat alınacak yazılımın satış fiyatına görede kendi içinde değişir), adaptasyon süreçlerinin mümkün olan en kısa sürede sorunsuz bir biçimde bitirilmesi, bütün bunlar gerçekleşirken de ERP yazılımına çalışanların tam uyum içinde olması şeklinde özetlenebilir. Bu işlemler sırasında yazılımı üreten firmadan büyük özveri içerisinde, her denileni yapması beklenir. Çünkü şirket bu yazılımın sahibi firmaya büyük bir değer katmakta olduğunu düşünür. Bu nedenle ondan istediği herşey aslında ona ileride, kar olarak geri dönecektir. Nihayetinde bir ERP satın alan firma için ulaşılmak istenen beyaz amaç, yazılım firmasının en profesyonel ve bilgili elemanları ile birlikte ulaşılan, tıkır tıkır çalışan, hiç bir problem üretmeyen ve geri dönüş ihtiyacı hissetmeyen bir sistemdir.
Öncelikle firma elinde fahiş fiyatına satın alınmış bir yazılım vardır. Bu yazılımda adaptasyon süreci seneler geçmesine rağmen bitmemiştir.
Şirketler ve firmalar açısından bu işin siyah tarafına geçtiğimizde ise karşımıza gerçekten çok karanlık bir tablo çıkar. Öncelikle firma elinde fahiş fiyata satın alınmış bir yazılım vardır. (Bu fahiş fiyat da firmanın büyüklüğüne göre de kendi içinde değişir.) Bu yazılımda adaptasyon süreci seneler geçmesine rağmen bitmemiştir.
ERP sistemine ilk satınalma parasından sonra, firmanın kendine özgü bazı yapılarından doğan istekler içinde uçuk fiyatlar talep edilir ve bunlar da ödenir. Görece acemi ve bilgisiz elemanlar ile birlikte yazılımın parça parça uygulamaya sokulan kısımlarından ise çalışanların hiçbirisi memnun değildir ve hala eski usülde işlerini takip etmektedirler. Bu iç karartıcı tablonun sonunda her zaman sorun üreten, sürekli geri dönüş ihtiyacı hisseden ve bu dönüşlerde yüksek paralar ödenen bu sistemden vazgeçilir, ya da gittiği yere kadar götürülür.
ERP yazılımı alan şirket ve firma çalışanları açısından siyahlar ve beyazlar:
ERP sitemine geçiş yapacak bir firmanın çalışanın, beyazlarına baktığımızda karşımıza, onun yaptığı işin, uyguladığı prosedürlerin, iş süreçlerinin geçtiği aşamaların sisteme birebir aktarılması veya mümkün olursa hiç bir değişikliğe uğramadan(en azından yapısal olarak), ERP sistemi içinde bir dönüşüm geçirmesi isteği çıkar. Bu yüzdendir ki onun geliştirdiği bu yapıya saygı duyulması ve önemsenmesi gerekir. Bir çalışan için ERP yazılımı onu gereksiz tekrarlardan, çeşitli yüklerden kurtaracak, işini kolaylaştıracak, aynı zamanda şirket içindeki konumunu da zedelemeyecek bir yapıda olmasını gerektirir. Ayrıca bu yazılımda ilgili her türlü sorusuna, isteğine ve problemine anında cevap verilmeli ve gerekli çözümlerde üretilmelidir.
Bu bakış açısının siyah tarafında durduğumuzda ise karşımıza yine bir karmaşa çıkar. Çalışan öncelikle bir hayal kırıklığı içersindedir. Çünkü yazılımın tanıtımlarında anlatılan ve vaad edilen kolaylıklardan, basitliklerden ve görselliklerden herhangi birisini, ne bilgisayarına kurulan giriş ekranlarında, ne de grafiklerle süslü olduğu söylenen rapor ekranlarında görebilmiştir. İş yükü daha da artmıştır. Çünkü yaptığı işleri hem kağıt üzerinde hem de yazılım sisteminin üzerinde takip etmek zorundadır. Her açıdan güvenmediği ERP yazılımında her gün bir sorunla karşılaşılır. Bu problemlerini çözmek istediğinde önüne çıkan duvarları birer birer yıkarak gitmek zorunda kaldığı için, bir zaman sonra bu çözüm isteğinden de vazgeçerek, olayları akışına bırakır. Bu karmaşa şirket bu sevdadan vazgeçene kadar sürer.
ERP yazılımı üreten firmalar açısından siyahlar ve beyazlar:
Yazılım üreten bir firma için beyazlar nedir? Aslında bu soruya ticari olarak mı yoksa daha duygusal bakış açısıyla mı yaklaşmak gerekir? Biz ikisini de yapalım. Ticari beyazlardan bahsedersek tabiki öncelik programın karlı bir ilk satış fiyatının olmasıdır. (Bu karı beyaz olarak tanımlamamız için oranın %100 ve üstü olması gerekir) Anlaşmalarda hiç açık kapı bırakmadan yazılacak, fazladan yazılan her bir satır kod, harcanan en ufak bir efor, verilecek en ufak bir yerinde teknik destek için para istenebilmeli ve programı satın alan şirketin bunu koşulsuz kabul etmesi, hatta haklı bulması zaruridir. Duygusal beyazlara gelince yazılım, şirket sahibi, yöneticiler ve çalışanlar tarafından hiç direnişle karşılaşmaması, tam bir kabulle hareket edilmesi, işlerinin kolaylaştırdığını düşünülmesi, %100 başarıya ulaşılacağı inancı elzemdir. Kendileri aslında firmanın her şeyiyle tam da aradağı şeyi sunmaktadırlar. Başarı kaçınılmazdır, sonuçta ortaya çıkacak olan şey yazılımı satın alan firmaya büyük bir karlılık, verimlilik sağlayacaktır.
Bu duruma bir de siyah gözlükler ile baktığımızda ise karşımıza, bataklığa saplanmış ve kendisini en az zararla kurtarmaya çalışan bir insan profili ortaya çıkar. Yazılım zaten maliyetine ya da zararına satılmıştır. (Zararına satışlar genelde programın satın alan firmanın büyük ve kurumsal oluşu ya da büyük ve kurumsal olduğunun sanılması durumunda, referans sahibi olma baskısı altında olan firmalarda daha çok görülür.) Ama bu bile fiyat açısından karşı firmayı memnun etmemiştir. Yazılımı satın alan işletmede bu projenin yürütüleceği bir muhatap bulunmakta zorlanılır. İşler çalışanlara dil dökerek halledilmeye çalışılır. Çalışanlar ise genelde eski durumdan memnudurlar ve geçişte büyük bir direnç gösterirler. Yazılım kullanılmaya başlamadan daha şartlar, istekler ve öneriler sunulur ve bunların gerçekleşmesi beklenilir. Gerçekleştikten sonra yeni şartlar ve istekler gündeme gelir. Bunlar dahi yapılsa ERP sisteminin o kısmının hayata geçirilmesi ya mümkün olmaz ya da ilerleme çok ufak olur. Bu işin en yazılım üreten bir firma için siyah tarafı da bu kadar çaba sarfettiğini, uğraştığını düşündüğü halde, hala yapılmadığı iddia edilen kısımlar tarafında suçlanarak, kalan ödemelerini alamamasıdır. Bu durum iki taraftan birinin anlaşmayı bozması ya da iki tarafın da tekrar anlaşmasına kadar devam eder.
ERP yazılımı üreten firma çalışanları açısından siyahlar ve beyazlar:
ERP yazılımı üreten firmalarda çalışanlar (bunların içine ben de dahilim ama mümkün mertebe objektif ve acımasız olacağım) için beyazlar herhalde telefonların sorun ve problem için hiç çalmadığı, ürettikleri yazılımda hiç bir sorunun olmadığı, beynin durmadan yeni şeylere ve ar-ge üzerine yoğunlaştırıldığı, genel olarak ilgilenilen konularında kendi uzmanlık alanlarının dışına çıkmadığı, müşterilerle muhattablık oranın çok düşük veya mümkünse sıfır olduğu ortamlar olarak özetleyebilirim. ERP yazılımı üreten firmalarda çalışanlar (daha doğrusu yazlımcılar) için kullanıcı talepleri genelde gereksizdir ve çoğu fantezi isteklerdir. Yazılım kendini firmaya veya çalışana değil de, kullanıcı veya firma kendini yazılıma uydurmalıdır.
Yazılımı satın alan firma sürekli memnuniyetsizliğinden bahsederek çalışanın üzerinde baskı kurmaya çalışır. Sürekli sorunlu firmalarla muhattap olmaktan dolayı stres altındadır.
O kendini bu tarz problemli konulara, daha önce başkası tarafından yazılmış ve anlayamadığı değişik mantıklarla üretilmiş bölümlerle uğraşmak yerine, teknolojisi daha yeni, kendi yazdığı ve ürettiği, eski veya yeni işlerle meşgul olmalıdır. Ayrıca müşterisinde muhattab olduğu kişiler zeki olmalı ve anlattığını bir kerede anlamalıdır.
Bu tarafın siyah bölümüne geçiş yaptığımızda durum yine pek iç açıcı değildir çalışan için. Bu durumu müşteri ilişkileri ve şirket içi ilişkileri olarak ele alabiliriz. Müşteri ilişklileri açısından ele alırsak uzun mesai saatleri içerinde, problemlerin bitmek bilmez. Yazılımı satın alan firma sürekli memnuniyetsizliğinden bahsederek çalışanın üzerinde baskı kurmaya çalışır. Sürekli sorunlu firmalarla muhattap olmaktan dolayı stres altındadır. Müşterisini tasvip etmeyeceği sözleri söylemesine karşılık sesini çıkartamaz ya da onunla tartışır. Çözümleri sunacağı ve ileteceği kişilerle ilgili ilişki kurmada problem yaşar veya muhatap bulamaz. Şirket içi ilişklier açısından bakarsak sürekli bölünmeler, kendine göre başka işlerle uğraşmaktan şikayetçidir. Bu yüzden yapması gerekenleri, ya da yapmayı düşündüğü şeyleri yapamamaktan yakınır. Üzerine fazla iş yükü vardır ve istenilen zamanlarda işleri yetiştiremez. Elinden geleni yaptığını düşündüğü halde yinede onunla ilgili memnuniyetsizlikler dile getirilir. Kendinden daha önce yapılmış, eski teknolojilerle yazılmış işlere kafa yormaktan ve onlara müdahale etmekten dolayı teknolojinin gerisinde kaldığını düşünür.
Sonuç:
Bu karşılıklı keskin bakış açıları, en dip ve en üst noktalar gündelik hayatımızda da olmak üzere, ticari hayatımızda ve bizim çalıştığımız ERP ve yazılım sektöründe gözümüze giderek çarpıyor. Burada anlatılanlar, yapılan tespitler eksik veya biraz abartılı gelebilir ama amaç bizim sektörümüzdeki bu siyah ve beyaz alanlara dikkat çekmek ve çözüm için ne yapmalı sorusunu okuyucunun kafasında canlandırabilmek. Belki bu işe, renkleri biraz daha gri tonlara kaydırarak başlayabiliriz.