Satın Alma Yönetimi

 

Talep

Şirketi bir bütün kabul edip veya departmanlara ayırarak sistemi kurabilirsiniz. Önerilen departmanlara ayrılmasıdır. Departman içinde kişiler tanımlanır. Böylece her kullanıcı bağlı olduğu departman adına talepte bulunabilir. Onay ve sonrası işlemi sipariş verme sistem üzerinden takip edilir. Talep oluştururken stok kod yapısı düzenlemeleriyle son derece kolay telep edilen stoklara ulaşılabilir. Son satınalma bilgileri ile telep eden kişi bilgilendirilir. Malzeme ile ilgili dikkate edilmesi gereken tüm bilgiler talep aşamasında ifade edilir. 

 

Bütçe kontrolü

Departmanlara ayrılan bütçelerin aşılması durumunda talep aşamasında işlem gerçekleşmeden durdurulabilir. Böylelikle yapılan harcamalar kontrol altına alınabilir. 

 

Talep, sipariş aşamalarının onayı

Talep ve siparişler organizasyon şemasına göre aşamalı onaya tabi tutularak yapılacak alımlar kontrol altına alınabilir. Bunun yanında departman bazında tutarsal limitler belirleyerek siparişin parasal büyüklüğüne göre kimin onaylayacağına karar verilebilir ve yetkilendirme yapılabilir. Böylece onaylama işlemini yapacak kişiler sadece kendi yetki alanlarına giren talep ve siparişleri onay ekranında görerek bilgi kirliliğinden korunmuş olurlar. 

 

Talep edilen stok depoda varsa.

Talep edilen stoklar sipariş aşamasına geçmeden önce depoda var mı diye kontrol edilebilir. Talep edilen stoklar eğer depo da var ise depodan karşılanır, eksik kalan miktarlar için otomatik olarak sipariş oluşturulabilir. Bu sayede stoklarımızda zaten mevcut olan ürünlerin alımı önlenmiş olur.

 

Talep edilen stoklar rezerve alınabilir. Böylelikle depoda stok tükenmeden daha talep aşamasında iken gerekli miktarlar sipariş verilerek temin edilebilir. 

 

Teklif analizi

Talepleri dikkate alarak kolaylıkla tedarikçilerimize teklif formu hazırlayıp mail ya da fax yoluyla gönderebiliriz. Alınan teklifler tedarik süresi, fiyat vb. parametreler doğrultusunda program tarafından analiz edilir ve en uygun olan seçenekler önerilen satıcılar ile birlikte tavsiye olarak ön plana çıkartılır. Böylelikle karar verme aşaması hızlandırılmış olur. 

 

Satınalma fiyat listelerini tanımlama

Sürekli çalışılan tedarikçilerimizin fiyat listeleri sisteme tanımlanabilir ve alımların bu fiyata listeleri üzerinden yapılması sağlanabilir. Satınalmanın her aşamasında fiyat değişikliğine izin verilebilir veya tamamen engellenebilir.

 

Satınalma analizi

Sipariş aşamasında stokla ilgili veya tedarikçi ile ilgili geçmiş satın alma analizleri yapılarak sipariş verene yardımcı olunur. 

 

Sipariş (satınalma emri)

Talep aşmasından veya teklif aşamasından siparişe geçilebileceği gibi bağımsız olarak sipariş aşamasından da başlayabiliriz. Tüm bunlar şirket satınalma kuralları içinde değerlendirilir. Bunun anlamı istenirse talep oluşmadan sipariş verilemeyeceğidir. Verilse bile sadece izin verilen stoklar için verilebilir. Sipariş talep veya teklif üzerinden oluşturuluyorsa diğer tüm modüllerde olduğu gibi sadece gereken bilgilerin girişi için zaman harcanır. Diğer tüm bilgiler zaten taşınmıştır. Birden fazla talep bir siparişte birleştirilebilir. Uygun tedarikçi ve fiyat seçiminden sonra sipariş tedarikçiye fax veya diğer yöntemlerle gönderilmeye hazır sipariş formunu oluşturur. Bir talebin birden fazla siparişi, bir siparişinde birden fazla teslimatı olabilir. Siparişin kapatılmasına malzemesi geldiği otomatik yapabileceği gibi manuel olarak siz de karar verebilirsiniz. 

 

Stoklara göre sipariş yetkisi

Özellikle farklı ürün gruplarının farklı satınalma elemanları tarafından yapıldığı işletmelerde tetkilendirme yapılarak kullanıcıların sadece yetkili oldukları stokların satınalmasını yapmaları sağlanabilir. 

 

Projelere bağlı satınalma işlemleri

Talep, sipariş, irsaliye, fatura aşamalarında hangi stok hangi proje için alınıyor bilgisi girilebilir. Bu sayede proje bazlı stok takibi ve proje maliyeti yapılabilir. 

 

Satınalma irsaliye işlemleri

İşletmeye gelen tüm malzemelerin başlangıç noktasıdır. Yine şirket kurallarına göre siparişe bağlı olarak veya bağımsız girişlere izin verilebilir. İki temel amacından bir tanesi gelen malzemenin kalem ve miktar olarak verilen siparişle uyumunu kontrol etmek diğeri de stok depo giriş hareketinin oluşmasını sağlamaktır.

 

Siparişlerdeki miktarlar ile irsaliyedeki miktarlar karşılaştırılarak istenilenden fazla veya eksik gelmiş stok miktarları tespit edilebilir. Miktar farkı varsa işlem tamamen engellenebilir veya sadece mesaj ile kullanıcı uyarılabilir. Böylelikler verilen siparişlerin dışına çıkılmadığı kesinleştirilebilir.

 

İrsaliye girişleri sonucunda kalite kontrol aşamasına tabi tutulacaklar stok yapısına göre ayrılırlar 

 

Satınalma fatura işlemleri

Fatura işlemleri hizmet haricinde irsaliyeye bağlı olarak yapılır. İrsaliyesi gelmeyen bir faturanın sisteme girişi mümkün değildir.

 

Farklı döviz cinslerini veya nakit ödenen faturaların sisteme girişi mümkündür.

 

Fatura girişi ile irsaliyedeki kalem ve miktar kontrolünün yanında siparişte kabul edilen birim fiyat kontrolü yapılır. Konulan iş kuralları çerçevesinde uyarır veya ret eder. Bu aşamada yapılan kontroller alırken kazanmanın başka bir ifadesidir.

 

Yapılan işlemler sonucu muhasebe ve cari kayıtlar otomatik olarak oluşturulur.

 

Cari borçlandırma istenirse taksitli olarak yapılabilir.

 

Hizmet tanımları ayrı olarak yapılmıştır. Pek çok uygulamada stok tanımında tutulan hizmet tanımları raporlama ve muhasebe dağıtım teknikleri nedeniyle ayrı tutulmuştur. Belirlenecek dağıtım anahtarına göre servis,

elektrik yemek gibi giderler otomatik olarak departmanlara dağıtılabilir. Böylelikle departman maliyetleri doğru ve kolay bir şekilde oluşturulabilir. 

 

İade işlemlerini otomatik siparişle çevirme 

Satın alıp iade ettiğimiz ürünler için ayrıca sipariş girilmesine gerekmez. İade işleminden otomatik olarak sipariş verilebilir. Böylece kullanıcı için zaman tasarrufu sağlanır. 

 

Aşamaları takip etme, mail atma

Hangi belge hangi aşamalardan(talep, teklif, sipariş, irsaliye, fatura) geçmiş ve geçtiği aşamalarda ki belge numaraları nelerdir kolayca takip edilebilir.

 

Talep ve sipariş onay aşamaları rahat izlenebilmesi için her aşamadan sonra bir sonraki ilgili kişiye mail atılabilir.