Enterprise Resource Planning yani Kurumsal Kaynak Planlaması Mühendislik açısından ne bir metottur nede bir yöntemdir. ERP bir entegrasyon biçimdir diyebiliriz. Bu entegrasyon biçimi genellikle şirketin içine konsantre olan bir yapıdadır.
Emre DİLER
ERP Yazılım Uzmanı
ERP Şirketi dıştan çerçeveleyen ve saran bir yapıya taliptir. Şirketin ne kadar bölümleri varsa o bölümleri içermeye çalışan, o bölümleri entegre etmeye çalışan bir yazılım uygulamasıdır. ERP geçmişi MRP denen bir yapıya dayanıyordu. 1960’lı yıllarda MRP vardı. 1970 yılında MRP2 oldu. Daha sonraları ise MRP3 çıkartılmak istendi fakat şirketler MRP3 ü pek sevmediler. Bunun yerine ERP çıktı. ERP sık kullanılmaya başlandıktan sonra ERP2 çıkartılmak istendi ama oda tutmadı. Kısacası ERP şirketin bütün operasyonel birimlerini birbirine entegre etmeye çalışır. ERP’nin işi sadece budur.
ERP Projesi Yapma ve Almaya Nasıl Karar Verilir?
Öncelikle bir ERP projesi nasıl başlar bunu ele alalım.
İlk olarak şirketin bir ticari yazılımı vardır. Bütün şirket bu yazılımı kullanıyordur. Ama yetersiz gelmeye ve ihtiyaçları karşılamamaya başlamıştır.
Şirketimizin bu ihtiyaçlarını acaba hangi program karşılayabilir diye araştırmaya başladıklarında ERP terimini öğrenirler ve bunu uygulamaya geçirirler.
İkinci olarak Müşteri baskıları olabilir. Bu Türkiye’de özellikle otomotiv sektöründe olmuş bir durumdur. Müşteri sizden ERP kullanmasını talep eder ve aksi durumda sizinle çalışmayacağım diyebilir ve şirkette ERP ye geçmek zorunda kalabilir.
Üçüncü olarak bir dergi sayesinde olabilir. Şirketin sahibi bir uçak seyahatinde önüne koyulan bir dergiden ERP sistemini görüp öğrenebilir. Seyahati bitip şirkete geri döndüğünde bu durumu bilgi işlem departmanı ile paylaşır ve zaten büyük bir ihtiyaç olduğu anlaşılır ve ERP sistemine geçiş yapılabilir.
Dördüncü olarak şirketin patronu şirketini borsaya açmaya yada şirketini satmaya niyetlenebilir. Böyle bir durumda olan şirket sahibi daha iyi fikir sahibi olmak için danışmanlık firmalarına gidip görüş alabilir. Bu danışmanlık firmaları ERP sistemine geçmeniz durumunda şirketin profilinin çıkartılması çok daha kolay olacağı için şirketin değerini daha da arttırabilir tavsiyesi üzerine ERP ye geçiş kararı alınabilir.
Beşinci olarak ise şirket patronu uzun yıllar firma başında durmaktan sıkılmış olabilir.
Artık yaşlandığını ve ailesi ile daha çok vakit geçirmeyi planlar ve şirketi nasıl uzaktan yönetebileceğini araştırmaya başlar. Şirketin kullandığı mevcut yazılımlar ile bunun mümkün olmadığını anlar ve ERP fikri ortaya çıkabilir.
Altıncı ve son olarak ise şirketteki problemlerin hızla artması ve çözümsüz duruma gelmeye başlamasıyla olabilir. Artık şirket kelimenin tam anlamıyla malına mülküne hakim olamaz hale gelmiştir. Artık ne kaç adet stoku olduğunu bilebiliyordur nede bunların maliyetlerini çıkartabiliyordur. Satılan malların teslim tarihleri kontrolden çıkmıştır. Şirketin her operasyonel bölümü kendince yöntemler çıkartmaktadır. Şirketin raporları farklı farklı ve tutarsız çıkmaya başlamıştır. Bu işi nasıl çözeceğiz diye araştırmaya başlayınca ERP macerasına başlayabilir.
ERP Projesinde Hedeflerin Önemi Nedir?
Her ERP projesinde tarif edilebilen hedeflere ihtiyaç vardır. Öncelikle ERP projelerinin birer yazılım projeleri olmadığı anlaşılmalıdır. En büyük ve en çok yapılan hata budur. Bir yazılım projesi gibi başlayıp bunu bitirebileceğini zannetmek büyük bir hatadır. ERP projeleri yaşayan bir sistemdir ve asla tam olarak bitmez. Yazılım projesi gibi bakıldığında Muhasebe kayıtlarını tutabilirsiniz yada faturanızı kesebilirsiniz. Daha ileriye gitmez.
Şirketin mutlaka operasyonel hedeflerini hedeflemesi gereklidir.
Bunlara örnek olarak :
Şirketin Stok devir hızını arttırmaya karar vermesi
Üretilen malın teslim süresinin daha kısaltılması
Üretimi daha iyi izleyebilmesi örnek olarak verebiliriz.
Yani amaç bugünkü durumdan daha farklı bir şeyler yapılmasıdır. Şirketin kolay hedefleri olabilir. Örnek olarak şirket içi toplantıların azaltılması gibi. Ulaşılması daha zor ve zaman alan hedefleri de olabilir. Örneğin Çalışan başına üretimin yada satışın artması, Turn over ( işgücü devir oranı) oranının düşürülmesi gibi daha makro hedeflerde olabilir. Hedef sadece ERP satın alıp bu programı kullanmak değil, asıl kritik konu şirket hedeflerini ERP yazılımı sayesinde gerçekleştirebiliyor olmasıdır.